私の仕事の生産性を劇的に向上させたルールと環境整備のコツ
2012年04月26日 公開
仕事中に一度でもFacebookを開くと、著しく生産性が低下するという話なんだけど、実際これは当たってるなぁと。
ただし、これはFacebookに限ったことではなくて、個人的に思うことは
１）自分でルールが作れない
２）自分で作ったルールが守れない
というこの2点に集約されるんじゃないだろうか。
仕事を阻害する物を遠ざけるのは無理
以下の研究によって明らかになったことです。
TwiiterにしてもFacebookにしてもそうなんだけどね。気の散るものがあると仕事に悪影響があることはご承知の通りです。しかし、新しい研究によると、仕事中に「何回気を散らしたか」は問題ではなく、たった1回気を散らしただけでも、生産性が著しく低下することがわかったそうです。
成績の悪い学生達は毎日たくさんのメディアを消費しており、同時に複数のタスクを行ったり来たりしていることがわかりました。この研究結果の中で私たちを驚かせたのは、15分間のテスト中に一度でもFacebookをチェックした学生たちは、成績が著しく悪かったこと。Facebookを見る「回数」は問題ではなく、たった一回Facebookを見ただけでも成績に悪影響があったのです。
仕事中に1回でもFacebookを見ると生産性が著しく下がる!?
見てしまうとどうしても余計な情報を仕入れてしまう。ブログ書くときもそうだけど、なんかネタないかなぁと探す気持ちで見ても、探している時ほど、そんな良いネタが転がっていた試しがない。
なので、今はほとんど開かなくなってしまった。
それで何か変わったかというと、ブログのPVがあがったのと、タスクの減る量が増えたということでしょうか。最近では原稿作成の仕事も豊富で、よし書くぞと思ったら自分で決めたルールにのっとり行動するだけなんだよね。
そうしないと、その原稿はいつまでたっても完成しないで終わったりする。
私が参考にしたルールは、既に亡くなっている方のルールですが、1950～1970年にかけて活躍した、コピーライター界の超高給取り、Eugene Schwartz 氏のルールです。私はこれに自分のルールを付け足してるわけです。
著者の邪魔になるものを排除し１日３時間でコピーライターマスターになる方法（英語）は、日本でも前に翻訳記事を見かけた事がありますが、非常に面白い記事でした。（去年見た記憶があるのですがわかる人いませんかね）
Eugene Schwartz 氏のルール
- 33分33秒のタイマーをセットする
- その間コーヒーを飲んでもよい
- 壁を見ようと窓をじっと見ようとよそ見してもよい
- 33分33秒座っていれば、なにもしなくてもよい
- 広告（コピーライト）を書いてもよい
- どんな理由があろうと席を離れてはいけない
- その他の事をしてはいけない
- この33分33秒のセットを休憩を挟み、1日に6回繰り返す
ただ、これが実際に使われていたのは1950年代ですから、当然現代とは明らかに「阻害要因」は違いますよね。
なぜなら、集中しなければならない物を阻害する事がこのルールの最大の目的ですから、現代、集中を最も阻害する物はネットだからです。
例えば作業現場などの実際の作業時に、ネットが仕事を阻害する事はまずありえません。仕事しますし。ところが、頭を使う仕事、デザインを作成する仕事、PCを使って何かを作成する仕事、いわゆるデスクでの仕事の場合は別です。
そのほとんどの仕事環境はネットにつながります。もちろん企業によってはアクセスをすべて遮断する企業もありますが、つなげようと思えばつなげる事ができる環境があります。
なので、このネットを制する事が作業効率を最高の状態に保つための、最大のコツという事になります。
遠ざけるのが無理だからこそルールを守らなければならない
ネットを遠ざける最も優れた方法はLANケーブルを抜く事ですが、それだと作業が進まないという状況は多くなってきています。これだけクラウド化が進んできているのもあり、ネットを人間から切り離せなくしました。なので、遠ざけるのは非常に困難です。
だからこそ、ルールが必要になります。
色々と試行錯誤した結果、以下のようなルールになりました。
現在利用しているルール
- iPhoneのタイマーを40分でセットする
- その40分はコーヒー飲んでもよい
- 席を立ってはいけない
- 何もしなくてもよい
- SNSは開いてはいけない、応じてはいけない
- メールは開いてはいけない
- 2chまとめ記事はみてはいけない
- ライフハック系の記事は後で読むをつけてすぐ読んではいけない
- ニュース、出来事記事はどれだけ読んでもよい
- 原稿、Web制作、ブログを書いてもよい
- これを休憩をしてもしなくても6回繰り返す
- 6セット終わるまでローカルで音楽は聞いてもよい
- しかしYoutubeの音楽を利用してはいけない
SNSについて軽く触れておくと、Facebookメッセージには、現在仕事の案件が多いため、一日中開かないという訳にもいかなかったのですが、iPhoneのFacebookメッセンジャーで解決しました。お仕事のお話だったらこの40分以外で確認して返答します。
メールについてはSNSとほぼ同じ扱いです。なのでメールもこの作業時間以外で処理しています。
ブラウジングに関しては、ニュース、出来事の確認をしてもよいが、それ以外は見ないようにしました。たったこれだけで、作業効率は倍くらいになりますね。また、ブログを書いている時はevernoteに書き込んだアイデア集や、資料として使うようなWebサイトは立ち上げたままにしています。
この6セットは、物書き、制作時に利用しています。たとえアイデアがなくても、この方法を利用している限り、何らかの前進があります。特にニュース系は色んな意味でアイデアの種となりますよね。
ライフハック系を禁止したのは、ライフハックにはまれにもの凄い刺激が強い物があり、少なからず現在の自分のスタイルに対して影響を及ぼす事があるからです。6セットが完了するまでは、この刺激に左右されて考え方を変えたりすると、生産性が著しく低下するんですよね、逆に。
なので、とりあえずこの6セットが完了するまでは、読まないようにしているわけです。
音楽に関しては、いくら聞いても良い。というか聞いている方が作業効率あがる気もします。ただし、ローカル音楽のみ。Youtubeなどで探すと、必ずと言っていいほど余計に時間を浪費してしまう。
その他のルール
デスクの掃除
仕事を始める前からの勝負ですが、必ずデスクは掃除です。私のデスクの上にある物はモニター2台、キーボード、マウス、iPhone置き、スピーカーのみです。あとはこれにプラスしてコーヒーカップと、ノートくらいです。それ以外の物はいっさい置きません。（最近MacBook Proがいます）
なので、拭き掃除も一瞬で終わります。汚れている時、汚れていない時では、生産性が明らかに違いますよね。
最大の理由は皆さんも無意識にやってると思いますけど、行き詰まった時、突然衝動的に「掃除」しだすんですよね・・・。これなんなんでしょうね（笑）
だから掃除する隙を与えないほどきれいな環境で仕事すればいいんだという結論です。
メールチェックは朝と夕方
これは何かいい方法がないかと今も模索しています。朝チェックして夕方返そうとして忘れるとか。ただ中途半端に開いちゃうとだめなので、夕方に40分の時間をとって一回だけのチェックにしようかと企んでます。
ご飯はデスクで絶対に食べない
これはフリーランスになってから決めたルールですねー。
ご飯はご飯です。ブラウジングしながら食べるとかは一切しません。
Tiwtterは余裕で休憩時間にやるが、Facebookはほとんどしない
Twitterは休憩終わった後もあんまり気にならないんですが、Facebookはどっかで開いちゃうともう気になって仕方がない麻薬のような魔力を持っていますよね・・・。あれは恐ろしい・・・。
メモ帳は使わない、ノートは使う
メモ帳はフリーランスになってから絶対使わないようにしています。
メモに書いた物でも、あとあと重要な物って結構多いんですよね。だから絶対にノートに書きます。また、メモ帳はほっとくとゴミになるし。
こんな感じでしょうか。
ずっとデスク作業なので、この辺りにはかなり試行錯誤しながらやってます。
ほんの少しのルールを追加するだけで、自分の仕事の阻害要因を削除できるんですよね。皆さんにとってこれが合うかどうかはわかりませんが、なにかの参考になればと思います。
それでは、また。